為完善遼寧省道路運輸協(xié)會秘書處工作機制，規(guī)范協(xié)會內部管理，保證協(xié)會科學、規(guī)范、持續(xù)發(fā)展，特制訂本制度。

第一章 協(xié)會組織結構

第一條 秘書處是遼寧省道路運輸協(xié)會日常辦公機構，負責承擔協(xié)會日常工作。

第二條　秘書處設秘書長一人，副秘書長一人。秘書長由理事會選舉任免，副秘書長由秘書長提名。　

第三條 秘書長在理事會授權范圍內，領導秘書處開展工作；副秘書長協(xié)助秘書長負責秘書處日常管理工作。

第四條 秘書處成員要保持勤勉、高效的工作作風，履行協(xié)會“雙向服務”宗旨，盡心履職為會員單位服務。

  第五條 秘書處主要職責

　　1、貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)主管部門相關政策法規(guī)，結合協(xié)會實際制訂并貫徹協(xié)會規(guī)章制度；

　　2、承辦政府行管部門或單位委托辦理的事項，部署開展行業(yè)內相關業(yè)務的考核、評定工作；

  3、組織交流行業(yè)經驗，開展行業(yè)內學術研究與行業(yè)自身建設等方面的相互交流與合作；

　　4、對行業(yè)內有關政策、法規(guī)等提供咨詢服務，并搜集整理行業(yè)資訊編輯會刊；

　　5、負責會員代表大會、理事會、常務理事會、會長辦公會等會議的會務工作，起草會議紀要并執(zhí)行落實會議決議；

　　6、負責協(xié)會各類文件的起草、發(fā)放、督辦及文件材料歸檔工作；　　

　　7、負責編制協(xié)會年度工作計劃并跟蹤執(zhí)行情況；編寫協(xié)會年度工作總結；

　　8、負責協(xié)會證照年審工作；　　

　　9、負責購置和管理協(xié)會固定資產；

　　10、負責會員發(fā)展，會員會籍管理和會費收繳工作；

　　11、負責協(xié)會其他事務。

  第六條 秘書處各崗位工作職責

1、秘書長工作職責：

負責主持秘書處全面工作；落實協(xié)會各項會議工作精神和相關指令。

2、副秘書長工作職責：

負責主持秘書處日常工作；定期組織召開秘書處工作例會，督檢決議落實情況；理順外部關系，組織籌辦協(xié)會重要活動。

3、秘書工作職責：

負責協(xié)會文件的收發(fā)，各類文件、方案的起草、催辦并跟蹤實施；協(xié)會重要活動的會務組織；分會各類活動的組織、協(xié)調；協(xié)會刊物的編輯出版。

4、財務人員工作職責：

負責審核協(xié)會票據(jù)、對賬，保證財務支出合規(guī)合法；編制會計報表，及時反映資金流轉情況。

第二章  公文管理規(guī)定

　　第一條 公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送單位、公文字號、印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期。

第二條 協(xié)會公文由秘書處負責起草，秘書長審核后由秘書處秘書按公文發(fā)文格式制發(fā)。

第三條 公文內容涉及多個單位或部門時，秘書處需組織相關單位或部門會簽，送秘書長審核后制發(fā)。

第四條 公文擬稿簽發(fā)，一律使用協(xié)會印制的《發(fā)文稿紙》，用鋼筆或黑色碳素筆書寫、簽字。

第五條　外來文件由秘書處秘書負責簽收，及時在《收文登記簿》上分類登記，并在來文附上《公文處理單》，送秘書長審閱。

第六條 審閱外來文件時秘書長要在《公文處理單》上提出擬辦意見，由秘書處閱辦，重要文件應呈送會長閱批后閱辦。為避免公文積壓誤事，應即閱即辦。

第七條 文件、檔案借閱前借閱人須在《檔案借閱登記表》上登記并簽字，證照借用前使用人須在《證件使用登記表》上登記并簽字，歸還時由秘書處秘書登記歸還日期。

第八條　秘書處負責公文的立卷與歸檔，立卷要分門別類，歸類裝訂。

第九條 對多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書處負責定期清理銷毀并登記。

第三章  印信管理規(guī)定

　　第一條 協(xié)會印鑒由副秘書長負責管理，使用協(xié)會公章、會長職章要填寫《用印登記簿》，通過秘書長審批簽字后印章。

第二條 分會特定業(yè)務用章要填寫《分會用印登記簿》，通過常務副秘書長審批簽字后印章。

第三條 禁止擅自使用分會印鑒對外簽訂合同、協(xié)議、擔保、抵押等。

第四條 協(xié)會分會印鑒更換與撤銷由主辦人負責。

第四章  辦公用品管理規(guī)定

第一條 協(xié)會辦公類物品包括辦公用品、辦公家具、辦公設備、日用雜品等。

第二條 辦公類物品由秘書處統(tǒng)一歸口管理，副秘書長負責監(jiān)督審批；秘書處設專人負責辦公類物品的采購、保管、發(fā)放及報廢處理。

第三條 辦公用品、日用雜品要本著節(jié)約開支的原則按需采購；辦公家具、辦公設備的購置要經秘書長審批同意后購置。

第四條 辦公類物品要按購進日期和數(shù)量做好登記，建立辦公類物品在庫、在用記錄。

第五條 秘書處成員領用辦公用品需填寫《辦公用品領用登記》，要本著節(jié)約、愛惜的原則使用辦公類物品，禁止挪用、私用，如有丟失、損壞，責任者應予以按價賠償。

第五章  內務管理規(guī)定

　　第一條 協(xié)會辦公樓內衛(wèi)生由秘書處負責維護管理；秘書處成員實行輪流值日制，清掃辦公區(qū)、會議室、衛(wèi)生間衛(wèi)生，每半月進行一次全員大掃除，對辦公區(qū)域衛(wèi)生進行徹底清理。

第二條 個人辦公區(qū)域內衛(wèi)生由個人自行負責打掃；秘書處成員要及時清理個人辦公區(qū)域衛(wèi)生，營造健康、整潔的辦公環(huán)境。

第三條 為保證安全、節(jié)約用電，所有人員下班時須關閉室內電器設備電源，檢查室內安全，關好門窗。

第四條 如發(fā)現(xiàn)設備故障或損壞，應第一時間聯(lián)系工程人員維修，不得個人擅自拆修。